L’organisation d’un événement est un projet qui se prépare en amont sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Et pour un événement couronné de succès, nous suivons un plan d’action qui fait ses preuves depuis plus de 10 ans ! L’une de nos forces est d’être au plus proche de vous, à chacune des étapes de la construction de votre projet.
Voici donc les 7 étapes d’un événement réussi, celles que nous observons pour vous faire vivre vos meilleurs moments.
La première chose à faire est de nous rencontrer afin que nous nous imprégnions de vos valeurs, de l’ADN de votre entreprise, et de vos souhaits pour votre futur événement. Des questions primordiales sont alors abordées : quel est l’objectif principal de votre soirée ? Quel message souhaitez-vous transmettre ? Quelles sont vos envies ?
Puis nous voyons ensemble vos points forts et ce qui fera le succès de votre soirée : lieu, date, nombre d’invités, type de public, concept, budget, animations et prestations.
Nous avons l’habitude de travailler dans de magnifiques lieux parfaitement adaptés à toutes sortes d’événements, ou encore dans des emplacements éphémères comme des chapiteaux de différentes tailles. Cependant, nous pouvons également nous adapter à vos souhaits en optant pour le lieu de votre choix (vos locaux par exemple), ou encore partir en repérage à la recherche de votre espace idéal, photos à l’appui.
Certains lieux sont déjà équipés en termes de mobilier, d’éclairage et de sono, d’autres pourront l’être de façon personnalisée, selon vos souhaits et votre budget. Flexibilité et réactivité sont nos maîtres-mots pour vous satisfaire.
Cette étape nous permet d’analyser nos besoins et de déployer les moyens adaptés pour mener à bien votre événement. Durant cette étape, nous faisons le lien entre vous et tous les prestataires, afin de rester votre unique interlocuteur de confiance.
Quels besoins ?
Nos nombreuses années d’expériences nous ont permis de nous entourer de prestataires locaux de confiance, avec qui nous avons l’habitude de travailler. Traiteurs, DJ, artistes, animateurs, ingénieurs du son, lumière .. Après avoir fait la liste du contenu exact de votre événement, nous vous présentons une offre comprenant les prestataires idéaux pour que votre moment soit une réussite.
L’organisation logistique
Durant cette phase, nous ne négligeons aucun détail. Nous pensons à ce qui fait toute la différence et le succès de nos événements. C’est pourquoi nous :
- établissons un brief précis pour chacun de nos prestataires comprenant lieu, horaires, attentes, prix, concept et vos valeurs ;
- vérifions les besoins techniques et de mobiliers ;
- créons un plan d’implantation.
A ce stade de la préparation de votre événement, il ne nous reste plus qu’à procéder aux derniers ajustements :
- calendrier heure par heure de l’événement avec le rôle de chacun ;
- finalisation des commandes avec les fournisseurs ;
- peaufinage des derniers détails avec les prestataires, pour la parfaite réalisation de leur mission.
Durant cette étape, nous faisons les derniers rappels à toutes les personnes impliquées dans votre événement, quitte à nous répéter de nombreuses fois. Nous vérifions également plusieurs fois que tout va se dérouler comme prévu.
Après toute cette préparation, votre événement a enfin lieu.
Nous restons à vos côtés durant toute la durée de la prestation, en tant que coordinateur de la soirée. Ainsi, nous nous occupons de tout, jusqu’à immortaliser ces instants partagés. De votre côté, place à la fête, vous n’avez plus qu’à profiter de votre moment.
Ultime étape d’un événement, le bilan ! En effet, nous mettons un point d’honneur à satisfaire nos clients jusqu’au moindre détail. Ainsi, il est pour nous primordial de nous assurer de votre entière satisfaction.
A chacune de ces étapes d’un événement, nous restons à l’écoute de nos clients et les consultons régulièrement afin de nous assurer que nous sommes toujours alignés avec leurs visions et envies. Des événements en vue ? Nous sommes à votre disposition pour en parler ! Dites-nous en plus par ici.
